Manual for GPT in Word

시작하며

"ChatGPT in Word"는 Microsoft Word 사용자를 위한 혁신적인 기술로, 인공지능 언어 모델인 GPT를 Word 플랫폼에 통합한 솔루션입니다. 이 기술은 사용자가 보다 효과적으로 문서 작성, 편집 및 협업을 할 수 있도록 지원합니다.

ChatGPT in Word를 통해 사용자는 자동 완성 및 제안 기능을 활용하여 보다 자연스럽고 효과적인 글쓰기 경험을 얻을 수 있습니다. 또한, 실시간으로 텍스트 분석 및 수정을 지원하여 실수를 미리 방지하고 작업 효율을 향상시킬 수 있습니다.

이 기술은 또한 사용자의 작성 스타일을 분석하고 개인화된 권장 사항을 제공하여 글쓰기 능력을 향상시키는 데 도움을 줍니다. 다양한 텍스트 형식 및 문서 레이아웃에 맞춰 작업할 수 있도록 지원하여 사용자들이 보다 다양한 작업을 보다 쉽게 수행할 수 있도록 합니다.

Microsoft Word와의 통합

1. ChatGPT 설치

먼저, ChatGPT를 Microsoft Word에 통합하기 위해서는 ChatGPT 소프트웨어를 다운로드하고 설치해야 합니다. 공식 웹사이트에서 최신 버전을 다운로드 ( https://openai.com/chatgpt/pricing)   받습니다.

2. Word 열기

 ChatGPT 설치가 완료되면 Microsoft Word 애플리케이션을 실행합니다. ChatGPT를 통합할 문서를 열거나 새문서로 워드를 실행해줍니다. 무료버젼은 기능이 많이 제한 되어있으므로 PLUS Version으로 하면 월 20달러씩 청구가 됩니다. (2024년 3월 기준)

3. ChatGPT 활성화

Word 상단 메뉴에서 "GPT Excel Word" 아이콘 또는 메뉴바에서 "추가기능" à “더 많은 추가기능”을 누른 다음 검색창에 Word를 쳐서 추가 버튼을 누릅니다. 메뉴바에 “GPT for Excel Word”아이콘이 생긴 것을 확인할 수 있습니다.  지금까지의 설명을 Screen Copy로 표시하면 아래와 같습니다.

 

 

4. 로그인 또는 계정 연결

ChatGPT를 사용하기 위해 필요한 GPT 계정 로그인 또는 계정 연결 단계가 있을 수 있습니다. 이를 완료합니다.

5. ChatGPT 기능 활용 : 이제 ChatGPT의 다양한 기능을 활용할 수 있습니다.

• 쉬운 연결: Word와 실시간으로 통합하여 업무 효율성 향상(워드를 시작하고 “GPT for Excel Word” 버튼을 누르면 오른편에 사이드 바 형태로 GPT가 표시됨)
• 실시간 협업: 여러 사용자가 동시에 문서를 편집하고 협업할 수 있는 기능
• 자연어 처리: 자연스러운 대화형 인터페이스를 통해 작업이 쉬움
• 커스터마이징 가능: 사용자가 필요에 따라 ChatGPT를 조정할 수 있는 유연한 기능

6. 지능적 응답: 문법, 맞춤법 오류를 지적하고 보다 효율적인 편집 제안 가능

7. 실시간 텍스트 편집

ChatGPT를 활용하여 실시간으로 문서를 편집하거나 수정할 수 있습니다. ChatGPT가 실시간으로 입력한 텍스트를 분석하여 제안을 제공하고 오류를 감지할 수 있습니다.

 

☞ 워드와 통합된 GPT의 모습은 아래와 같다.  GPT창 오른쪽 상단의 톱니바퀴를 누르면 워드에서 글쓰기를 어떤 스타일로 할지를 정할 수 있는데 저자는 Journalist로 선정을 했다.

 

Word 문서를 ChatGPT Plus에 직접 업로드하기

(1) Word 문서 업로드: ChatGPT Plus의 뛰어난 기능 중 하나는 .docx 파일을 ChatGPT의 채팅 인터페이스에 직접 업로드할 수 있다는 것입니다. 이 기능은 Word 문서를 많이 다루는 사용자에게 중요하며, ChatGPT의 AI 기능을 사용하여 파일과 직접 상호작용할 수 있게 합니다.

(2) 향상된 상호작용을 위한 GPT-4 활성화: 이 기능은 GPT 4.0이상에서만 작동합니다. 이 이점을 최대화하기 위해, 사용자는 GPT-4와의 채팅을 활성화해야 합니다. GPT-4는 Generative Pre-Training Transforming 의 최신 버전으로, GPT-3.5와 달리 다양한 파일을 읽을 수 있는 더 고급 이해력과 처리 능력을 제공합니다.

 

Word에서 유용한 플러그인들

플러그인을 사용하기 위해서는 우선 먼저 플러그인 스토어에 접근해야 한다.

• 플러그인 스토어 접근하기: ChatGPT PLUS 사용자는 1,000개가 넘는 다양한 플러그인을 포함하는 광대한 저장소에 접근할 수 있습니다. 이 스토어는 ChatGPT의 기능을 다양한 방식으로 확장하는 도구들의 보물 창고입니다. (플러그인 프로그램에 접근하는 방법은 아래 AI Perfect Assistant를 설명하는 섹션을 보면 됩니다)
• 문서 생성 및 관리하기: 이 플러그인들 중 많은 것이 워드 문서와 PDF의 생성 및 관리를 돕도록 설계되었습니다. 이 플러그인들은 단순한 텍스트 생성 도구부터 문서의 Formatting, 편집, 심지어 번역을 돕는 더 복잡한 애플리케이션에 이르기까지 다양합니다.

1.    AI Perfect Assistant:

사용 가능한 다양한 플러그인 중에서, AI Perfect Assistant는 특히 다양한 기능을 가지고 있고 쉽게 구현할 수 있는 도구로 두드러집니다. 365 애플리케이션 내에서 다양한 작업을 지원하도록 설계된 이 플러그인은 AI의 기능을 활용하여 우리가 Word와 상호 작용하는 방식을 변화시킵니다.

설치방법: 아래그림과 같이 추가기능 아이콘을 누른 다음 그 창 아래부분의 “더많은 추가기능 보기” 버튼을 누르고 검색창을 통해 해당 프러그인을 찾아 추가 버튼을 누르면 된다.

(1)   AI Perfect Assistant의 특징

• 콘텐츠 생성: AI Perfect Assistant는 잘 구조화된 단락을 작성하는 데 뛰어나며, 콘텐츠 생성을 효율적이고 쉽게 만듭니다.
•    초안 개선: 이 도구는 기존의 초안을 가져와 명확성, 일관성, 전반적인 품질에 중점을 두어 향상시킵니다. · 문법 검사: 문서가 잘 작성되었는지 뿐만 아니라 문법적으로 올바른지 확인하는 강력한 문법 검사 기능을 제공합니다.
•    텍스트 번역: 플러그인은 번역 서비스를 제공하여 글로벌 커뮤니케이션에서 언어 장벽을 극복합니다.
•    프레젠테이션 개요 작성: 사용자는 AI Perfect Assistant를 활용하여 프레젠테이션 개요를 작성할 수 있어, 회의나 피치 준비 작업을 간단하게 만듭니다.
•    요약: 이 기능은 특히 긴 문서를 간결한 요약으로 축소하는 데 유용하며, 소중한 시간을 절약합니다.

(2)   AI Perfect Assistant를 사용하는 이점

•    시간 효율성: 일상적인 작업을 자동화함으로써 AI Perfect Assistant는 사용자에게 상당한 시간을 절약해줍니다. ·
•    품질 향상: 문서의 품질을 향상시키는데, 이는 더 나은 글쓰기 또는 명확한 커뮤니케이션을 통해 이루어집니다. ·
•    명료성 향상: 이 도구는 의도한 메시지가 명확하고 효과적으로 전달되도록 보장합니다. ·
•    작업 자동화: 문법 검사나 초안 개선과 같은 일상적인 작업이 자동화되어, 사용자가 자신의 작업의 더 창의적이거나 중요한 측면에 집중할 수 있게 해줍니다.

(3)   Pricing 및 접근성

AI Perfect Assistant는 아직까지는 무료입니다. 고급 기능을 찾는 사용자은 유료로 사용해야 하나무료버젼도 초보자에게는 충분합니다.

 

2.  Doc Maker

Word 문서 처리를 위해 특별히 설계된 GPT인 "Doc Maker"입니다. Doc Maker는 GPT가 Word 파일 작업 경험을 어떻게 향상시킬 수 있는지 보여줍니다. 잘 구성된 문서 생성, 복잡한 보고서 구성 지원 등과 같은 기능을 제공합니다. Doc Maker를 포함한 이러한 맞춤형 GPT는 기본 기능을 제공하는 무료 버전부터 다양한 기능을 제공하는 고급 요구 사항을 충족하는 유료 구독까지 다양합니다.

 

ChatGPT Plus에 Word 통합은 더 통합된 작업 공간으로의 여정에서 중요한 이정표를 표시합니다. ChatGPT Plus와 그 다양한 플러그인 및 맞춤형 GPT의 힘을 활용함으로써, 전문가들은 문서 생성 및 관리 과정을 향상시켜 일상 업무에서 더 큰 효율성과 효과를 달성할 수 있습니다.

1.     향상된 문서 생성 및 편집: ChatGPT Plus에 Word가 통합되어 Word 문서를 손쉽게 생성하고 개선할 수 있습니다. 보고서 초안 작성, 편지 작성, 마케팅 자료 작성 등 자연어를 이해하고 처리하는 AI의 능력은 이러한 작업을 더 간단하고 효율적으로 만듭니다.

2.     다양한 요구에 맞춘 맞춤형 솔루션: Doc Maker와 같은 맞춤형 GPT는 창의적 콘텐츠 생성부터 긴 문서 요약까지 다양한 전문적 요구에 맞춘 맞춤형 솔루션을 제공합니다. 이러한 도구들은 사용자의 특정 요구에 맞게 적응하여 생산성과 창의성을 향상시킵니다.

3.     전문적 워크플로우에서의 무이음 통합: 일상 업무에 Word를 많이 사용하는 전문가에게 이러한 통합은 문서 관련 작업에 소요되는 시간과 노력을 상당히 줄여줍니다. 이는 루틴 작업 자동화, 문서 품질 개선, 더 나은 협업을 위한 새로운 가능성을 열어줍니다.

 

사용사례

1.     비즈니스 보고서 초안 작성:

시장 동향에 대한 포괄적인 보고서를 작성하는 임무를 맡은 재무 분석가를 상상해 보십시오. 분석가는 Word에서 ChatGPT를 사용하여 시장 분석, 추세 예측 및 위험 평가와 같은 보고서 섹션을 신속하게 생성할 수 있습니다. AI 기능을 갖춘 ChatGPT는 위험 평가를 수행할 수 있습니다. AI 기능을 갖춘 ChatGPT는 업계 표준에 부합하는 구조화된 콘텐츠를 제공하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

2. 제안서 및 계획 작성:

프로젝트 관리 또는 컨설팅에 종사하는 전문가에게는 제안서 및 프로젝트 계획 초안을 작성하는 것이 일반적인 작업입니다. ChatGPT와 Word의 통합을 통해 목표, 방법론, 타임라인, 예산 등 제안서의 주요 구성 요소를 개략적으로 설명할 수 있어 초안 작성 프로세스가 원활해집니다.

3. 학술 및 연구:

(1) 논문 작성 및 연구 논문: 학생과 연구원은 ChatGPT를 활용하여 논문 또는 연구 논문의 섹션 초안을 작성할 수 있습니다. 이는 문헌 검토, 가설 개발, 심지어 연구 결과 요약을 작성하는 데 도움이 되며 학문적 분위기와 형식이 유지되도록 보장합니다.

(2) 참고문헌 및 인용구 생성: 참고문헌을 작성하는 것은 시간이 많이 소요될 수 있습니다. Word 내의 ChatGPT는 다양한 학술 스타일에 따라 인용문과 참조문을 서식화하는데 도움을 줄 수 있으므로, 이러한 학술 글쓰기 측면을 단순화할 수 있습니다.

4. 창의적 글쓰기 및 개인 사용:

(1) 이야기 작성 및 소설: 소설가를 꿈꾸는 사람들은 ChatGPT를 사용하여 줄거리 아이디어를 브레인스토밍하고, 캐릭터를 개발하며, 심지어 대화를 작성할 수 있습니다. 이는 스토리 진행에 대한 제안을 제공하여 창의적 영감이 항상 손에 있도록 합니다.

(2) 개인 문서: 개인 일지 작성부터 행사 일정 작성까지, Word 내의 ChatGPT는 잘 구조화되고 명료한 개인용 문서를 작성하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

5. 전문적 커뮤니케이션 및 문서 작성:

(1) 이메일 초안 및 서신 작성: 전문가들은 종종 이메일과 공식 서신 작성에 상당한 시간을 할애합니다. ChatGPT는 명확하고 간결하며 전문적인 이메일을 구성하는 데 도움을 줄 수 있어, 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.

(2) 정책 및 절차 매뉴얼: 인사부의 전문가는 ChatGPT를 사용하여 회사 정책 및 절차 매뉴얼의 초안을 작성하거나 개정하여 정확성과 포괄성을 보장할 수 있습니다.

6. 기존 콘텐츠 강화

(1) 편집 및 교정: ChatGPT를 사용하여 기존 문서를 수정하고 향상시킬 수 있습니다. 언어, 어조, 구조의 개선을 제안하여 문서를 더욱 효과적이고 읽기 쉽게 만들 수 있습니다.

(2) 복잡한 텍스트 단순화: 기술 분야에서는 더 많은 청중을 위해 복잡한 전문 용어를 단순화해야 하는 경우가 많습니다. ChatGPT는 표현을 바꾸는 데 도움을 줄 수 있습니다.

7. 교육 및 훈련 자료

(1) 강좌 콘텐츠 개발: 교육자는 ChatGPT를 사용하여 커리큘럼 및 학생 요구에 맞는 강의 노트, 퀴즈, 가이드와 같은 강좌 자료를 만들 수 있습니다.

(2) 교육 매뉴얼 및 가이드: 기업 교육 목적을 위해 ChatGPT는 포괄적인 교육 매뉴얼 및 교육 가이드를 만드는 데 도움을 줄 수 있습니다.

8. 전문 분야별 응용:

(1) 법률 문서: 변호사 및 법률 전문가는 법률 의견서, 계약서 및 기타 법률 문서 작성에 ChatGPT를 사용할 수 있습니다. 이를 통해 필요한 법률 용어와 형식을 준수할 수 있습니다.

 

(2) 의료 보고서 및 요약: 의료 전문가는 환자 보고서, 케이스 요약 및 연구 노트 작성에 ChatGPT를 활용할 수 있으며, 이는 정확하고 명확한 의료 문서를 유지하는 데 도움이 됩니다.

 

요약하자면, Word와 통합된 ChatGPT의 이러한 실용적인 예시 및 사용 사례는 다양한 분야에서 이 AI 도구의 다양한 응용 가능성을 보여줍니다. 전문적 워크플로우 및 학술적 노력 향상부터 창의적 글쓰기 및 개인 문서 작성 지원에 이르기까지, Microsoft Word에 ChatGPT를 통합함으로써 사용자에게 다양한 가능성을 열어주며, 보다 효율적이고 창의적이며 효과적으로 작업할 수 있도록 합니다

 

마치며

ChatGPT의 Word 플러그인과의 통합, 특히 AI Perfect Assistant와 같은 도구를 통한 통합은 문서 생성 및 편집 분야에서 중요한 전진을 표시합니다. 이러한 발전은 작업을 더 효율적으로 만들뿐만 아니라 창의성과 생산성에 대한 새로운 가능성을 열어줍니다. AI가 계속 발전함에 따라, Microsoft Word와 같은 일상적인 애플리케이션을 변형하는 역할은 부인할 수 없으며, 미래에 더욱 간결하고 향상된 버전으로 업그레이드 될 것입니다.